A migração para caçambas.com começa com uma pergunta: quais informações sua locadora precisa levar para o novo sistema? Clientes, obras e serviços em andamento merecem atenção antes da troca.
Você pode preparar essa mudança por etapas. Separe o que usa hoje, combine o que será transferido e confira o resultado com quem conhece a operação. Veja quatro passos para organizar esse trabalho.
1. Separe os arquivos que a equipe usa hoje
Faça uma lista dos lugares onde estão seus dados. Pode haver uma planilha de clientes, outra de caçambas e mensagens com mudanças de prazo.
Identifique qual arquivo está atualizado. Se existem várias cópias, pergunte à pessoa que cuida dele qual deve ser usada. Guarde uma cópia antes de começar qualquer ajuste.
Para preparar a migração para caçambas.com, dê atenção aos pedidos em andamento. Anote o cliente, a obra, a caçamba, o prazo e o próximo serviço. Assim, a equipe encontra o que ficou combinado.
| O que separar | O que conferir |
|---|---|
| Clientes | Nome, contato e registros repetidos |
| Obras | Endereço e cliente correspondente |
| Caçambas | Identificação usada pela equipe |
| Locações abertas | Prazo, situação e próximo serviço |
| Histórico | O que você precisa consultar depois |
Se usa outro software, veja como retirar uma cópia dos seus dados. Não apague o controle antigo enquanto a mudança estiver sendo preparada.
2. Combine o que será transferido
Explique à equipe de migração de onde vêm as informações e o que você precisa consultar no novo sistema. Combine os arquivos, os campos e o período do histórico que serão aproveitados.
Essa conversa evita dúvidas depois da transferência. Um arquivo pode ter dados repetidos, colunas vazias ou códigos que só sua equipe conhece. Escolha alguém da locadora para explicar essas informações.
Se o controle está no Excel, a Microsoft mostra como exportar uma planilha para arquivos de texto ou CSV. Use o formato combinado com a equipe responsável pela mudança.
Na migração para caçambas.com, confirme quem prepara os arquivos, quem faz a transferência e quem confere o resultado. Combine também por qual canal os dados serão enviados.
3. Cuide dos pedidos que mudarem durante a preparação
Enquanto os arquivos são organizados, sua locadora continua trabalhando. Entram novos pedidos, clientes mudam datas e algumas retiradas são concluídas.
Combine uma data de referência para os arquivos e escolha quem vai registrar as mudanças que acontecerem depois. A equipe precisa saber onde consultar a informação atual durante esse período.
Imagine que o cliente mudou a retirada de sexta para segunda após a cópia da planilha. Essa alteração também precisa chegar ao novo controle. Use esse exemplo para acertar como as novidades serão conferidas.
Defina quando cada pessoa começará a usar o sistema. Se dois controles forem usados durante a conferência, deixe claro qual deles recebe as novas informações.
4. Confira os dados com exemplos da sua rotina
Antes de encerrar a migração para caçambas.com, confira alguns clientes, obras e pedidos. Escolha situações diferentes: um cliente com duas obras, uma retirada próxima e uma locação que teve mudança de prazo.
Compare o que foi combinado para a transferência com o que aparece no sistema. Confira quantidades e abra alguns registros para ler os dados. Encontrar o mesmo número de clientes não basta se os contatos estiverem trocados.
Anote o que precisa de correção e quem vai acompanhar cada ajuste. Depois, peça a outra pessoa que encontre um atendimento e explique qual serviço está pendente.
Guarde os arquivos de origem conforme a necessidade da empresa. Eles ajudam em consultas e conferências posteriores.
O que acertar antes da migração para caçambas.com
Leve estas perguntas para a conversa:
- Quais dados serão transferidos e quais ficarão no arquivo antigo?
- Qual formato preciso enviar?
- Como registrar os pedidos que mudarem durante a preparação?
- Quando a transferência e a conferência serão feitas?
- Quem vai ajudar se aparecer uma diferença?
Confira também as condições atuais de migração e os planos. O prazo do trabalho e os dados incluídos devem ser combinados após a avaliação dos arquivos.