Software de caçambas ou ERP: 6 pontos para escolher

Software de caçambas ou ERP: qual vale a pena para sua locadora? Comece pelo trabalho que você precisa organizar. Uma lista grande de funções não mostra, sozinha, se a equipe conseguirá atender um pedido e acompanhar a retirada.

Um ERP reúne áreas de gestão da empresa, como finanças e compras. A IBM explica como esses sistemas são organizados. Já um software especializado se concentra em uma atividade. Em qualquer caso, confira o que cada produto faz na prática.

1. Escolha o problema que vem primeiro

Anote três dificuldades da sua locadora. Pode ser encontrar as retiradas pendentes, saber qual caçamba está em cada obra ou continuar um atendimento que começou com outra pessoa.

Para cada dificuldade, escreva uma tarefa. Por exemplo: “encontrar a data atual depois que o cliente pediu uma mudança”. É mais fácil testar isso do que decidir se um sistema parece completo.

Separe o que é necessário agora do que você talvez use no futuro. Essa lista ajuda a manter a comparação ligada à rotina da empresa.

2. Compare software de caçambas ou ERP com o mesmo pedido

Prepare um atendimento fictício com cliente, obra, colocação e retirada. Use os mesmos dados nas duas demonstrações. Depois, mude o dia de um serviço e peça para consultar o novo combinado.

Se uma demonstração usa um pedido simples e a outra usa um caso complicado, a comparação fica desigual. Repita as mesmas tarefas para entender o caminho em cada opção.

Sempre que possível, deixe alguém da sua equipe fazer a consulta. Assistir ajuda a conhecer o produto; executar mostra quais dúvidas aparecem durante o uso.

3. Confira a caçamba e os serviços ligados a ela

Uma caçamba pode passar por várias obras ao longo do tempo. Ao comparar software de caçambas ou ERP, confira como encontrar a locação atual e um atendimento anterior.

Peça também para distinguir uma caçamba colocada de uma retirada pendente. A equipe precisa entender o que já aconteceu e o que ainda precisa fazer.

Se você precisa de cobrança, documentos ou integração com outro programa, inclua essa tarefa na demonstração. Anote o que foi mostrado e o que ficou para confirmar.

4. Veja como a informação passa de uma pessoa para outra

Quem atende pode receber uma mudança de endereço por telefone. Quem organiza o caminhão precisa encontrar essa mudança depois.

Faça esse exercício no teste. Uma pessoa altera o pedido e outra consulta o atendimento. Confira se a segunda consegue explicar o combinado sem chamar a primeira.

Pergunte também quem pode consultar e alterar os dados. As permissões devem acompanhar as tarefas da equipe. Use funções reais da locadora para explicar o que você precisa.

5. Pergunte como começar a usar

Informe se seus dados estão em planilhas ou em outro sistema. Pergunte quais informações podem ser aproveitadas, quem prepara os arquivos e como será feita a conferência.

Combine uma previsão para a mudança depois que o fornecedor conhecer a sua situação. Inclua os pedidos em andamento nessa conversa, pois a empresa continuará atendendo durante a preparação.

Na escolha entre software de caçambas ou ERP, considere também a orientação que a equipe receberá. Anote por onde pedir ajuda e como esclarecer uma dúvida de uso.

6. Confira o valor da proposta completa

Peça o valor para sua frota e sua equipe. Confira mensalidade, entrada em uso, transferência de dados e qualquer serviço cobrado à parte.

Pergunte quais limites mudam o preço. Guarde a proposta recebida para comparar as mesmas condições. Um valor de entrada pode não representar o que sua empresa vai contratar.

Você pode consultar os planos do Caçambas.com e levar suas dúvidas para o teste.

Registre o que você conseguiu conferir

Use três respostas para cada tarefa:

Antes de escolher software de caçambas ou ERP, reveja os pontos essenciais. Uma função importante que ficou sem resposta merece outra demonstração. Assim, sua decisão fica apoiada no que a equipe conseguiu verificar.